Visuomenės sveikatos biuro specialisto kalendorius pilnas gyvo darbo: paskaitos mokyklose, mankštos grupės, individualios konsultacijos, prevencinės akcijos. Tačiau tarp šių veiklų įsiterpia kita, mažiau matoma darbotvarkės dalis – dalyvių registracija, sąrašų tikslinimas, lankomumo žymėjimas, grįžtamojo ryšio anketų suvedimas ir mėnesinės veiklos ataskaitos. Ji atliekama prie kompiuterio, dažnai po darbo valandų.
Pasikartojantis darbas turi kainą
Kai renginio dalyviai registruojami telefonu ir žinutėmis, specialistas tampa gyvu registratūros langeliu: atsako kiekvienam, perkelia duomenis į lentelę, primena apie artėjantį užsiėmimą. Po renginio popierinės anketos suvedamos ranka, o jų suvestinės kopijuojamos į ataskaitų formas. Nė vienas iš šių veiksmų nereikalauja sveikatos specialisto kompetencijos – bet visi jie atimami iš laiko, kurį būtų galima skirti gyventojams. Dar blogiau, kad tokia rutina tyliai augina perdegimo riziką pačioje komandoje.
Norint pagrįsti pokyčius vadovybei ar steigėjui, reikia konkrečių skaičių. Juos greitai pateikia rankinio darbo skaičiuoklė: įrašius pasikartojančio veiksmo trukmę, dažnumą ir valandinį įkainį, matyti, kiek toks procesas kainuoja per metus. Su tokiu argumentu pokalbis apie registracijos formas ar automatinius priminimus tampa gerokai paprastesnis.
Nuo ko pradėti įsivertinimą
- Visą savaitę fiksuokite, kiek minučių užima kiekviena registracija ir kiekvienos popierinės anketos suvedimas.
- Suskaičiuokite, kiek renginių ir dalyvių būna per įprastą mėnesį – taip gausite realų, o ne spėjamą veiksmų skaičių.
- Palyginkite: kiek kainuotų internetinė registracijos forma ir kiek kainuoja dabartinis būdas.
- Pradėkite nuo vieno proceso, o ne nuo visų iš karto – pokytis turi būti pamatuojamas, kad po pusmečio galėtumėte parodyti realiai atlaisvintas valandas.
Biuro misija – stiprinti gyventojų sveikatą, ne pildyti lenteles. Kuo tiksliau žinome, kur dingsta valandos, tuo drąsiau galime jas susigrąžinti ir atiduoti tam, kam jos iš tiesų skirtos: žmonėms, kurie ateina pas mus dėl savo sveikatos.